Deskripsi Pekerjaan:
- Dukungan Administrasi Umum
a. Dokumentasi: Menyusun, mengetik, dan mengarsipkan surat resmi, laporan, serta memo.
b. Pengarsipan & Entri Data: Mengelola sistem arsip fisik dan digital serta memperbarui basis data dengan catatan kepegawaian atau keuangan.
c. Korespondensi: Mengelola email masuk dan keluar, panggilan telepon, serta surat pos. - Manajemen Kantor & Fasilitas
a. Pengadaan Perlengkapan: Memantau stok dan memesan alat tulis kantor, peralatan, serta barang habis pakai.
b. Pemeliharaan: Berkoordinasi dengan vendor untuk perbaikan dan perawatan berkala peralatan kantor.
c. Resepsionis: Menyambut tamu, mengarahkan pertanyaan ke pihak yang berwenang, serta menjaga area penerima tamu tetap profesional. - Penjadwalan & Koordinasi
a. Manajemen Kalender: Mengatur dan menjadwalkan rapat, janji temu, serta pemesanan ruangan.
b. Pengaturan Perjalanan Dinas: Mengkoordinasikan perjalanan bisnis, termasuk pemesanan tiket pesawat dan akomodasi untuk staf maupun eksekutif.
c. Perencanaan Acara: Membantu penyelenggaraan acara kantor dan kegiatan team-building. - Dukungan Dasar Keuangan & SDM
a. Pembukuan: Menangani tugas keuangan dasar seperti pengelolaan kas kecil, pemrosesan faktur, pencatatan pengeluaran, serta membantu proses penggajian.
b. Bantuan SDM: Mendukung proses onboarding karyawan baru, termasuk penyiapan peralatan dan kegiatan orientasi.
c. Kepatuhan: Memastikan kantor memenuhi standar keselamatan kerja dan peraturan lokal yang berlaku.
Kualifikasi:
- Memiliki pengalaman bekerja sebagai administrasi kantor.
- Lulusan SMK Administrasi Perkantoran atau pendidikan setara lainnya.
- Lebih disukai menguasai bahasa Inggris (terutama kemampuan menulis).
- Mahir menggunakan Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) dan perangkat lunak manajemen kantor (ERP).
- Memiliki soft skill yang baik, seperti manajemen waktu yang kuat, kemampuan multitasking, ketelitian, serta komunikasi interpersonal yang profesional.
- Siap bekerja secara mobile di wilayah Jakarta – Tangerang.